RESUMO: Na maioria dos laboratórios, um caso de prótese passa muito mais tempo esperando do que sendo trabalhado. Cortar o design de uma hora para minutos encurta uma etapa ativa e deixa toda espera no lugar. Meça primeiro os intervalos entre as etapas, porque normalmente é ali que o prazo de entrega realmente mora.

Onde um caso de prótese realmente gasta seu tempo?

Divida o tempo total de um caso em tempo de trabalho, quando alguém está atuando nele, e tempo de espera, quando ele está em uma fila ou aguardando resposta da clínica. Em fluxos de trabalho de laboratório o segundo número normalmente é o maior por uma boa margem, e raramente é medido.

Pegue dez casos concluídos recentemente e anote dois registros de hora para cada um: quando o caso chegou e quando foi para produção. Depois some os minutos que alguém de fato dedicou a ele. A diferença entre esses dois números é o seu tempo de espera, e para a maioria dos laboratórios vê-lo escrito pela primeira vez é desconfortável.

Lugares comuns em que a espera se acumula:

• Parado em uma fila de recepção, antes de alguém abri-lo.
• Interrompido no meio do design enquanto alguém liga para o consultório solicitante por causa de uma cor ausente ou de um registro de mordida que nunca chegou.
• Aguardando esse consultório retornar a ligação, o que frequentemente significa esperar por um dia em que o paciente já não está no prédio.
• Na fila de um designer que está vencendo casos anteriores.
• Aguardando uma fresadora ou impressora que está rodando outro trabalho.
• Aguardando uma segunda revisão depois de algo ter voltado.

O que acontece se você acelerar o design sem tocar no resto?

A fila se desloca. Os casos chegam mais rápido ao designer, são projetados mais rápido, e depois esperam mais em outro lugar, normalmente na produção ou no retorno de ligação da clínica. O prazo total melhora nos minutos que você removeu de uma etapa, o que muitas vezes é uma fração pequena do total.

Isso é comportamento comum de fila e não é um argumento contra design mais rápido. É um argumento a favor de saber o que você está comprando. Se o design são 45 minutos de um caso que leva quatro dias para sair do laboratório, remover 40 desses minutos não produz um laboratório perceptivelmente mais rápido. Produz um designer com mais capacidade, o que vale a pena ter por uma razão completamente diferente.

Vale ser direto sobre a distinção, porque ela muda o que você deve esperar. Design mais rápido compra capacidade. Corrigir esperas compra prazo. Laboratórios regularmente compram a primeira e se decepcionam por não terem recebido o segundo.

Quais esperas vale atacar primeiro?

As que dependem de alguém fora do prédio. Um caso parado esperando um consultório solicitante responder uma pergunta é a espera mais longa e menos controlável na maioria dos laboratórios, e a única solução confiável é fazer a pergunta antes de o caso estar em produção.

O padrão atrás dessa espera é específico e se repete. Um caso chega com uma informação faltando. Ninguém percebe até um técnico abri-lo e começar a trabalhar. O laboratório liga para o consultório. Nessa altura o paciente já foi, e a resposta exige um prontuário, um retorno de ligação, às vezes outra consulta.

Nada nessa sequência é um problema de design, e nenhuma quantidade de velocidade de design toca nisso. O que ajuda é detectar a lacuna na recepção, quando o caso chega, enquanto o consultório ainda tem a consulta do paciente fresca. Esse é o raciocínio por trás de verificar a prescrição contra os arquivos de escaneamento no upload em vez de na bancada.

Uma forma simples de achar o seu próprio gargalo

1. Por duas semanas, marque cada caso em quatro momentos: recebido, recepção concluída, design aprovado, enviado para produção.
2. Calcule os três intervalos para cada caso.
3. Ordene pelo tempo total e olhe o quarto mais lento.
4. Para esse quarto mais lento, descubra qual intervalo é o maior.
5. Esse intervalo é a sua restrição. Corrija-o antes de comprar capacidade em qualquer outro lugar.

Duas semanas de marcações bastam para ver o formato. Você não busca rigor estatístico, busca qual dos três números é obviamente o maior, e isso costuma ser inequívoco.

Quando design mais rápido é a coisa certa a comprar?

Quando o design é genuinamente a sua restrição: designers saturados, um acúmulo que nunca se resolve, hora extra como estado normal, ou trabalho recusado. Nesses laboratórios a capacidade de design adicionada se converte diretamente em casos saindo, e o argumento de filas corre no outro sentido.

Laboratórios nessa posição normalmente sabem disso, e a medição acima confirma em vez de descobrir. Se o intervalo de design é o maior dos três e seus designers não têm folga, capacidade é a compra correta, e design em paralelo é uma forma de obtê-la sem contratar num mercado de trabalho que encolhe.

O que importa é a ordem. Medir, depois comprar. Um laboratório que mede primeiro às vezes descobre que a solução cara não era a de que precisava, e esse é um bom resultado mesmo quando significa que um fornecedor perde uma venda.

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