TLDR : Dans la plupart des laboratoires, un dossier de prothèse passe beaucoup plus de temps à attendre qu'à être travaillé. Ramener la conception d'une heure à quelques minutes raccourcit une seule étape active et laisse toutes les attentes en place. Mesurez d'abord les intervalles entre les étapes, car c'est généralement là que réside réellement le délai.

Où un dossier de prothèse passe-t-il réellement son temps ?

Divisez le temps total d'un dossier en temps de travail effectif, quand quelqu'un s'en occupe, et temps d'attente, quand il est dans une file ou attend une réponse du cabinet. Dans les flux de travail de laboratoire, le second chiffre est généralement le plus élevé et de loin, et il est rarement mesuré.

Prenez dix dossiers récemment achevés et notez deux horodatages pour chacun : quand le dossier est arrivé, et quand il est parti en production. Additionnez ensuite les minutes que quelqu'un y a réellement consacrées. L'écart entre ces deux chiffres est votre temps d'attente, et pour la plupart des laboratoires, le voir écrit noir sur blanc pour la première fois est inconfortable.

Endroits où l'attente s'accumule couramment :

• Dans une file de réception, avant que quiconque l'ouvre.
• Arrêté en cours de conception pendant que quelqu'un appelle le cabinet prescripteur au sujet d'une teinte manquante ou d'un enregistrement d'occlusion jamais arrivé.
• En attente du rappel de ce cabinet, ce qui signifie fréquemment attendre un jour où le patient n'est plus dans les locaux.
• En file d'attente pour un concepteur qui écoule des dossiers antérieurs.
• En attente d'une machine d'usinage ou d'une imprimante occupée par un autre travail.
• En attente d'un second examen après un retour.

Que se passe-t-il si vous accélérez la conception sans toucher au reste ?

La file se déplace. Les dossiers atteignent le concepteur plus vite, sont conçus plus vite, puis attendent plus longtemps ailleurs, généralement en production ou au rappel du cabinet. Le délai total s'améliore des minutes retirées d'une seule étape, ce qui représente souvent une faible part du total.

C'est un comportement de file d'attente ordinaire et ce n'est pas un argument contre une conception plus rapide. C'est un argument pour savoir ce que vous achetez. Si la conception représente 45 minutes d'un dossier qui met quatre jours à sortir du laboratoire, retirer 40 de ces minutes ne produit pas un laboratoire sensiblement plus rapide. Cela produit un concepteur avec davantage de capacité, ce qui vaut la peine pour une raison complètement différente.

Il vaut la peine d'être direct sur cette distinction, car elle change ce que vous devez attendre. Concevoir plus vite achète de la capacité. Corriger les attentes achète du délai. Les laboratoires achètent régulièrement le premier et sont déçus de ne pas avoir obtenu le second.

Quelles attentes attaquer en premier ?

Celles qui dépendent de quelqu'un à l'extérieur. Un dossier arrêté en attendant qu'un cabinet prescripteur réponde à une question est l'attente la plus longue et la moins maîtrisable dans la plupart des laboratoires, et le seul remède fiable consiste à poser la question avant que le dossier ne soit en production.

Le schéma derrière cette attente est précis et il se répète. Un dossier arrive avec une information manquante. Personne ne le remarque avant qu'un technicien l'ouvre et commence le travail. Le laboratoire appelle le cabinet. À ce moment-là le patient est parti, et la réponse demande un dossier patient, un rappel, parfois un nouveau rendez-vous.

Rien dans cette séquence n'est un problème de conception, et aucune vitesse de conception n'y touche. Ce qui aide, c'est de repérer le manque à la réception, quand le dossier arrive, alors que le cabinet a encore la visite du patient en mémoire. C'est le raisonnement qui sous-tend la vérification de la prescription face aux fichiers de scan au moment du dépôt plutôt qu'à l'établi.

Une façon simple de trouver votre propre goulot

1. Pendant deux semaines, horodatez chaque dossier à quatre moments : reçu, réception terminée, conception approuvée, envoyé en production.
2. Calculez les trois intervalles pour chaque dossier.
3. Triez par temps total et regardez le quart le plus lent.
4. Pour ce quart le plus lent, trouvez quel intervalle est le plus grand.
5. Cet intervalle est votre contrainte. Corrigez-le avant d'acheter de la capacité ailleurs.

Deux semaines d'horodatage suffisent pour voir la forme. Vous ne cherchez pas la rigueur statistique, vous cherchez lequel de trois nombres est manifestement le plus grand, et cela tend à être sans ambiguïté.

Quand une conception plus rapide est-elle le bon achat ?

Quand la conception est réellement votre contrainte : concepteurs saturés, un retard qui ne se résorbe jamais, des heures supplémentaires comme état normal, ou du travail refusé. Dans ces laboratoires, la capacité de conception ajoutée se convertit directement en dossiers sortis, et l'argument des files joue dans l'autre sens.

Les laboratoires dans cette situation le savent généralement, et la mesure ci-dessus le confirme plutôt qu'elle ne le découvre. Si l'intervalle de conception est le plus grand des trois et que vos concepteurs n'ont aucun mou, la capacité est le bon achat, et la conception en parallèle est une manière de l'obtenir sans recruter dans un vivier qui se contracte.

C'est l'ordre qui compte. Mesurer, puis acheter. Un laboratoire qui mesure d'abord découvre parfois que le remède coûteux n'était pas celui dont il avait besoin, et c'est un bon résultat même quand cela signifie qu'un fournisseur perd une vente.

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